内部办公系统解决方案

"利用信息技术的发展来改变企业的运作方法和管理模式，提高企业的管理效益和生产效益，从而提高企业经济效益，增强企业竞争力，是企业迎接知识经济时代挑战并能够立于不败之地的必由之路，也是企业发展的趋势。

在这种趋势下，企业办公的方式与观念也在悄然发生变化，传统的有纸办公正在向着现代的办公自动化（OA）转变。

需求分析

在企业机构的办公和管理工作中，各种通知、简报、决议、报告、请石等公文往来比较多，各种审批程序复杂。为了完成一项工作，往往需要与不同的部门和经办人打交道，这些活动已经成为工作的一部分。除此之外，还要涉及到各种工作日程安排，会议会务、人事调度、信息沟通等众多事情和众多环节。

各企事业单位的日常工作中，每天还有大量的信息数据汇总、简报编印等。信息量大，简单的事务性重复劳动多。据统计，人们用于查找资料的时间超过了日常工作时间的20%。而企业单位的ISO9000体系贯标行为，也要求企业对流程管理实现无纸化。

在公司中，存在对原料采购、产品生产以及市场销售均需对产品进行严格的质量、产品管理，并且要求具有质量原因追溯能力。

实施办公自动化，就是将以上的事情和环节通过计算机网络，加以协调，进行信息化的改造；使各种文件按本单位的规则在网络中自动运行，并最终实现无纸化办公。

办公自动化系统功能上要覆盖办公的所有过程和内容，操作上要简单方便，结构上要强调网络信息交流和共享。 一些单位往往自行开发办公自动化系统，大多也只能完成局部管理功能，又缺乏技术进步、版本更新力量等特点。这种系统通常都会背离系统的设计初衷，最终成为一个不了了之的软件系统。

专业的公司的软件开发团队，则可以实现功能全面而细致，同时还可提供友好的操作界面，使操作简单方便，强调网络信息交流和共享。 为企业考虑现代办公自动化系统，不应当仅仅局限于局域网的限制，而应当考虑实现跨地域移动办公，致力于促进用户办公水平和手段的提高。这样才能真正适合企业的发展，切合未来的需要。

设计原则

简单的使用:
整个办公自动化系统，构筑与Intranet体系结构下，采用服务器/浏览器的服务方式，这本身就是最简单的软件应用方式。

在用户所能接触到的表现层，用简单易懂的操作，用精心设计的表单将复杂的办公工作简化成"鼠标动作"。

在整个办公自动化系统中，我们创造性的使用了信息"推"、"拉"技术。 我们将用户每天所需要做的工作都推（Push）到用户的"个人工作平台"上，使工作一目了然；用户也可以到我们有序的各个功能模块中简单的拉（Pull）取自己感兴趣的信息

容错性能高
为了使系统在最糟糕的情况下，能够避免损失的出现，我们采用了一些列的预防措施，并决定全面采用消息队列机制（MSMQ）和数据库管理，以此来提高系统的容错能力。

MSMQ机制可以减少网络环境下的不稳定因素，使得在网络状况不好时不至于影响整个系统的运行。MSMQ在出现不稳定因素的时候会将消息暂存起来，并在不稳定因素排除时继续处理，而达到缓冲传递的功能。

这种设计和开发框架，确保系统具有极高的容错性能；既不会出现系统重复发送信息的情况，也不会出现系统漏发信息的情况，更不会出现信息丢失的情况；而且，所有信息都将存储在数据库中，为以后查找和重新利用这些信息提供了可能，提高了系统的管理能力,即使系统遭到人为的破坏而崩溃，只要数据库还完好，就可以恢复几乎所有的信息和内容。

强大的再开发能力
我们决定采用微软先进的三层开发体系结构（数据层、商务逻辑层、表现层），用控件封装的编程形式，使业务逻辑的变化和前台、后台无关，保障了不同客户端的正常应用。

同时，也将商务逻辑层封装为构件产品，为客户和"第四方"开发商提供二次开发工具。这些控件都为再开发提供了丰富的接口函数，使大家可以按照自己的意愿来对系统进行改造和再开发。

强大的公文系统

鉴于每个公司都有比较多的公文（文件）需要处理，办公自动化系统提供了强大的公文、起草、流程定义、批办、督管能力，这些管理功能能够全面的帮助使用者完成公文管理、流程管理、人事管理、系统管理等工作。最大限度的体现现代化办公自动化系统的优越性。

1、图形化流程定义：
我们使用最为直观易懂的方式，让用户自己定义自己的流程逻辑。科学的模型保证您可以定义任何复杂的商务流程，不需要写一句代码。您所需要做的只是用鼠标将流程经过的状态拖到工作台上，再在他们之间拖拉流转的关系连线。让您彻底摆脱流程逻辑不断变化所带来的不尽烦恼。

2、图形化流程流转工具：
除了由管理员才能使用的图形化流程定义之外，一般用户也可以享受到"虚拟现实"的图形化流程流转工具所带来的方便和乐趣。您打开您所收到的流转文件之后，一张完整的流程图可以清楚的标志您在流程中所处的位置。您可能对下一步流程有几种选择，您只需要在流程图上单击您所希望的下一个状态，流程就会按照选定路线向下流转。

3、图形化流程监控工具：
流程流经的用户可以在他已办理的文件夹中用图形的方式查看一篇文件当前的状态，决定是否要催办或是重发。管理员也可以在一个集中的地方用图形的方式监控所有的流转中的文件，并对他们实施管理。强大的监控系统大大提高了文件流转的效率，图形化增加了流程监控的简单性，彻底杜绝一篇文件不知道流到那里去的问题。

4、公文管理 　　
用户可以在本系统中轻松自如的完成各种请示、报告、计划书、合同、协议、内部文件、会议纪要、公告、信件、报表的起草、呈递、批阅、督办、结案、归档等工作。系统还提供了各种公文的约定格式模版，供文件起草者直接套用，强化了公司内部行文的规范性。

全面的办公事务处理能力

一个只能处理内部公文的办公系统，还只是完成了企业办公的一部分。一个好的系统，应当可以将企业的日常工作全部实现信息化，以便为企业实现资源最大程度的有效利用。这件极大的提供人福科技的整体办公效率，同时提高公司的资源利用率。使整个公司的日常事务，都处于一种有序化的工作状态之中。

1. 清楚地了解您的工作任务
2. 策划、安排和组织会议
3. 监控和管理会议
4. 申请用车
5. 管理客户资源
6. 管理单位内部资料
7. "闭门"也可知晓"天下事"
8. 了解天气、车辆航班等状况
9. 分类管理常用网址
10. 来访预约及来访情况的登记
11. 周详的人事管理

全面基于数据库的设计

作为一家上市公司，其办公自动化系统所要完成的工作是比较繁多的，尤其是要处理整个公司的所有文档、报表。这样一个应用系统，如果不采用数据库系统来管理这些工作，则系统是无法被长期使用。整个系统的可管理性、检索能力、保管能力、安全性都将没有丝毫的保障。

所以，我们在设计整个办公系统的时候，采用了MS SQL Server7.0数据库，作为办公自动化系统的管理基础。并在这个数据库的基础之上，完成很多功能的设计和开发。为构筑一个强壮的办公自动化系统，打下了坚实的基础。

采用数据库系统，将为办公自动化系统带来以下的优势：

• 拥有超强的存储能力，可为办公系统提供10年左右的存储能力。
• 拥有超强的检索能力，可在任意多的文档、表格、任务记录中进行检索和查找。
• 具备完备的自动备份保全能力。
• 可以支持系统处理多种格式的多媒体文件，如音频、视频、文字、动画等几乎任意格式的文件，都可以成为办公系统的处理对象。
• 可以自动维护办公系统的所有内容。